Klant betaalt niet en jouw rekeningen lopen door: wat nu?

Je hebt geleverd, de factuur staat open en ondertussen moeten jouw eigen rekeningen worden betaald. Pak dan twee vragen tegelijk op: waarom betaalt de klant niet, en wat betekent de vertraging voor jouw bedrijf? Alleen een herinnering sturen geeft nog geen overzicht van je betaalruimte.

Controleer of de factuur kan worden verwerkt

Begin bij de praktische punten. Is de factuur naar het juiste adres gestuurd? Staat het gevraagde ordernummer erop? Heeft de klant de levering ontvangen en goedgekeurd? Is er een inhoudelijk bezwaar? Een administratieve blokkade vraagt een andere aanpak dan een klant die het bedrag betwist of zelf geen geld heeft.

Noteer de uitkomst van het gesprek en spreek af wie wat doet. 'Het wordt geregeld' is geen betaaldatum. Vraag wanneer de betaling wordt uitgevoerd en welke stap daarvoor nog nodig is.

Maak de invloed op je eigen betalingen zichtbaar

Zet de openstaande factuur naast je verplichtingen voor de komende weken. Maak een scenario waarin de klant op de toegezegde datum betaalt en een tweede waarin dat later gebeurt. Zo voorkom je dat je een leverancier een datum belooft die alleen op hoop is gebaseerd.

Een fictief voorbeeld: je rekent op € 7.500 van een klant, terwijl deze week € 5.000 aan verplichtingen vervalt. Als die ontvangst verschuift, moet je niet alleen de factuur opvolgen, maar ook tijdig beoordelen hoe je met die verplichtingen omgaat. De precieze aanpak hangt af van je totale financiële situatie.

Leg contactmomenten en afspraken vast

• Welke factuur en welk bedrag staan nog open?

• Wie heb je gesproken en op welke datum?

• Is het bedrag erkend of is er een geschil?

• Welke concrete betaling of reactie is afgesproken?

• Wanneer controleer je of die afspraak is nagekomen?

Een rustig en feitelijk dossier helpt bij vervolgcontact. Zet niet automatisch extra kosten op een herinnering: de mogelijkheden en vereisten kunnen verschillen per klanttype, overeenkomst en situatie. Laat je informeren voordat je een formele incassostap zet.

Bekijk ook nieuwe opdrachten en leveringen

Als dezelfde klant opnieuw bestelt, beoordeel dan welke verplichtingen je al bent aangegaan en welk aanvullend risico ontstaat. Mogelijke andere betaalafspraken vragen overleg en moeten passen binnen de bestaande overeenkomst. Stop leveringen niet zonder de contractuele en juridische gevolgen te begrijpen.

Zijn late betalingen structureel? Kijk dan naar je factuurproces, afgesproken betaalmomenten en de afhankelijkheid van enkele grote klanten. Eerder factureren waar dat is afgesproken en sneller afwijkingen opvolgen kunnen het overzicht verbeteren, maar geven geen garantie op betaling.

Maak je eigen liquiditeitsplanning. Raak je zelf achter met betalingen? Lees de eerste stappen bij zakelijke betalingsproblemen of bespreek je situatie met WAH.

Bron: KVK — laat je klant op tijd betalen. Rekenvoorbeeld en opvolgchecklist zijn ter illustratie. Bijgewerkt op 21 september 2026.